Dokümantasyon Rehberi
Çevre boyutları ve dokümantasyonu ISO 14001 denetimi için kilit niteliği taşımaktadır. Denetim gerçekleşmeden önce çevre boyutları uygunluk açısından gözden geçirilmeli ve hangi aktivitelerin önemli çevre riski taşıdığı belirlenmelidir. Bir sonraki aşamada dokümantasyon standart şartları açısından gözden geçirilir. Denetim sırasında denetçi prosedür ve taahhütlerin yerine getirilmesi ile ilgili bulguları arar.
Aşağıda firmaların genel olarak hatalı yorumladıkları standart maddeleri analiz edilmiştir. Örnekler sadece açıklama firmaları yönlendirme amacı taşımaz. Tüm firmaların standart şartlarını sağlarken kendi şartlarına uygun yapıyı uygulamaları beklenir.
4.2 Çevre Politikası
Çevre politikası rehber bir dokümandır ve organizasyonun kirliliği önleme, yasa ve diğer şartlara uyum, amaç ve hedefleri oluşturma ve sürekli gelişme konusundaki taahhütlerini içermelidir.
4.3.1 Çevre boyutları
Çevre boyutlarının belirlenmesi sürekli bir prosestir ve çevre yönetim sistemini yönetir. Boyutların belirlenmesi prosesi, hem olumsuz hem de olumlu yönleri ele almalı, önemli olarak sınıflandırılacak boyutlar için yol çizmelidir. Boyut tanımlama prosesi, yasalara uyum değerlendirilmesinden öte bir çalışma olarak ele alınmalıdır. Hammadde tüketimi, atıkların kaynağında azaltılması, enerji sarfiyatının azaltılması, proses etkinliği bu kapsamda düşünülmelidir. Çevre boyutlarının yeni projeler, proses, makina ekipman değişikliklileri durumunda yeniden ele alınması prosedür kapsamında olmalıdır.
4.3.2 Yasal ve diğer şartlar
Yasal uygunluğa ulaşmak ve sürdürmek üzere organizasyon faaliyetleri, ürünleri, ve hizmetlerine uygulanan yasal ve diğer şartları belirlemeli ve bunları tam olarak anlamalıdır. Bu bakımdan organizasyon, gerekli izin ve ruhsatların mevcut olduğundan emin olmalı ve şartların değişmesi durumunda gözden geçirme ve güncellemeleri gerçekleştirmelidir, süresi dolan izinler için başvurular zamanında yapılmalıdır. Buna ek olarak organizasyon tabi olduğu diğer şartları da aynı prosedürle ele almalıdır ör. müşteri şartları, belirli sanayiler için şartlar.
4.4.2 Eğitim, Bilinç ve Yetkinlik
Çevre üzerinde etkisi olan personel, eğitim almış olmalı ve kendi işi ile ilgili çevre boyutlarından haberdar olmalıdır. Yetkinliğin belirlenmesi ile ilgili bir prosedür mevcut olmalıdır.
4.4.3 İletişim
Organizasyon ÇYS bilgilerini çalışanlar, tedarikçileri, taşeronları ve ilgili taraflara ulaştırmak üzere gerekli iç ve dış iletişim prosesleri geliştirmelidir. Bu proses kapsamında ilgili tarafların şikayet, soru ve talepleri de yer almalıdır. Bu iletişim süreci ile ilgili kayıtlar muhafaza edilmelidir.
4.4.6 Operasyon Kontrolü
Organizasyon, yokluklarında çevre politikası, amaç ve hedeflerinden sapmalara neden olabilecek operasyonları kontrol altına almak üzere dokümante edilmiş prosedür oluşturmalıdır.
4.4.7 Acil Durum Hazırlığı
Organizasyon özellikle önemli çevre boyutları ile ilgili acil durumlara tepki verebilmek üzere prosedürler geliştirmiş olmalıdır. Bu prosedürler acil durum hazırlığı ve tepki durumunun periyodik olarak test edilmesi için şartları belirlemeli, gözden geçirme tatbikat ve gerektiğinde önleyici faaliyet başlatma hususlarını açıklamalıdır.
4.5.1 İzleme ve Ölçme
Organizasyon operasyon ve faaliyetlerinin önemli özelliklerini izlemek ve ölçmek üzere prosedürler oluşturmalıdır. Bu kapsamda hedeflere ve amaçlara ulaşmayı sağlamak üzere bilgilerin takip edilmesi de yer alır. İzleme ölçme ekipmanı kalibrasyonu ve kayıtları mevcut olmalıdır.
4.5.2 Uygunluğun değerlendirilmesi
Çevresel uygunluk değerlendirmesi gerçekleştirmek ve yasal uygunluğu izlemek üzere prosedür oluşturulmalı ve bu prosedür programa bağlı olarak düzenli uygulanmalıdır.
Uygunsuzluklar iki seviye olarak kategorize edilirler, minör ve majör uygunsuzluklar.
MİNÖR uygunsuzluk, yönetim sisteminin yapısından kaynaklanmayan ve önemli çevre riski oluşturmayan uygunsuzluk türüdür.
1. Firmanın dokümante edilmiş yönetim sistemi ya da gereksinimlerle ilgili kısmi uygunsuzluklar
2. Firma yönetim sisteminin uygulanmasında ciddi çevre riski oluşturmayan sapmalar
MAJÖR uygunsuzluk örnekleri aşağıda verilmektedir:
1. Sistemin gereksinimleri karşılayacak yapıyı oluşturmamış olması. Belirli bir gereksinimle ilgili olarak sistemsizliğe işaret olabilecek çok sayıda minör uygunsuzluk.
2. Önemli çevre problemine neden olabilecek her hangi bir uygunsuzluk. Çevresel tehdit, yasalara uygun olmayan işlemler.
3. Çevre yönetim sisteminin yapısından kaynaklanan ve sistemin kontrollü çevre yönetimi oluşturma becerisini azaltan uygunsuzluklar.
Uygunsuzluklar için cevaplar
Müşterilerin MEYER tarafından tespit edilen uygunsuzluklar için kök sebep tespiti, düzeltici faaliyetlerin yürütülmesi ve doğrulanması konusunda kendi düzeltici faaliyet sistemlerini kullanmaları beklenir.
Müşteri düzeltici faaliyet formları MEYER uygunsuzluk numarasına referans vermeli ve denetçi tarafından tespit edilen zamanda işlem görmelidir.
Müşteri tarafından sağlanan düzeltici faaliyetler aşağıdaki şartları sağlamalıdır.:
Kök sebep analizi
Kök sebep analizi yapılmaması durumunda uygunsuzluğun tekrarının önüne geçilememesi muhtemeldir. Esasen kök sebep tespitinin yapılıp yapılmadığı şu sorunun cevaplanması ile ortaya çıkacaktır. “sebebi ortadan kaldırdık, ancak yine de bu uygunsuzluk tekrarlanabilir mi?” Eğer cevap hayır ise sebep doğru edilmiştir. Eğer cevap evet ya da belki ise sebebin daha detaylı analiz edilmesi gereklidir. Kök sebebe daha rahat ulaşım için “neden” sorusunun bir kaç kez sorulması çoğu zaman yeterli olur. Böylece düzeltici faaliyet uygunsuzluğun tekrarının önlemek üzere gerçekleştirilebilir.
Aşağıda bazı zayıf kök sebep tespitleri yer almaktadır:
• “Operatör hatası” ya da “Operatör gözden kaçırmış”
• “Zayıf eğitim” ya da “Eğitim etkin olmamış”,
• “Standart anlaşılmamış, ya da bunu bilmiyorduk”
• “Tek sefer yaşanan bir durum”
Bu kök sebeplerin kullanımı belgelendirme kurumunun daha derin araştırma talep etmesine sebep olacaktır zira tespitler olaya has değildir ve bu tespite istinaden yapılan düzeltici faaliyet uygunsuzluğun tekrarının önüne geçilmeyebilir. Bu tür durumlarda neden sorusu en azından bir kere sorulmalıdır. Örnek vermek gerekirse, eğer operatör hatası ise acaba operatör doğru anahtarı kapatmak isterken benzer görünümlü bir diğerini mi seçmiştir. Bu kök sebep bizi hata önleme prensipleri uyarınca anahtarların birbirinden açık olarak ayrılmasına götürecektir.
Kök sebepler yönetimin üzerinde kontrolü olabileceği şekilde tespit edilmelidir. Kötü hava koşulları bir sebep olabilir ancak bu durumun tekrarını önlemek mümkün değildir. Bu hallerde kötü hava koşullarına karşı yetersiz acil durum planlaması daha doğru bir tespit olacaktır.
2. Aşağıdaki hususları içeren düzeltici faaliyet:
• Uygunsuzluğun boyutunun belirlenmesi, durdurulması ve düzeltilmesi ile ilgili düzeltici faaliyetler
• Kök sebebin ortadan kaldırılması ve böylece tekrarının önlenmesi amacıyla gerçekleştirilen düzeltici faaliyetler . Bu düzeltici faaliyetler proses değişikliklerine odaklanmalıdır.
Genel olarak düzeltici faaliyetler sadece durumun yani hatanın tamiri ile ilgilenmekte ancak tekrarının önlenmesi ile uğraşmamaktadır.
3. Düzeltici faaliyetlerin uygulanmasının doğrulama
Düzeltici faaliyetlerin doğrulanması ve bu doğrulamanın uygulama nesnel kanıtları ile gönderilmesi gereklidir (prosedürler, kayıtlar, resimler, kontrol planları vb.). Genel olarak, uygulanmayan düzeltici faaliyetler kabul edilemezler. Yapılan işin tabiatı gereği, zaman gerektiren ve uygulama doğrulaması daha sonra yapılabilen düzeltici faaliyetler hedef tarih ve yeterli gerekçe ile birlikte gönderilmelidir.
İyi bir kök sebep analizi ve düzeltici faaliyet örneği:
|
Uygunsuzluk, Kök sebep ve Düzeltici Faaliyet
|
|
Uygunsuzluk: Yeni iş başı yapan bir çok elemanın yetkinlik kayıtları mevcut değildir.
Kök sebep: Bu çalışanlar oryantasyon eğitimi sırasında yeterli bulunmuşlardır. İK bu kayıtları muhafaza etmekteydi, anca yeni prosedür kayıtların ilk amirlerde kalmasını öngörmek üzere yayınlandı. Bu değişiklik ilgililere duyurulmadı. Prosedür değişikliğinin bildirimine dair bir şart yoktur.
Düzeltici faaliyet:
Prosedür değişikliği öncesinde tüm kayıtların İK da bulunduğu teyit edildi. Prosedür değişikliği sonrasında işe girenlerin tamamı için kayıtlar doğrulandı.
Eğitim prosedürü revize edilerek tüm ilgililer için revizyonlar konusunda eğitim almaları sağlandı. Eğitim prosedürü ve imza sayfası ektedir. İK ve eğitim prosedürleri uygulaması ile ilgili bir denetim planlandı.
|
Zayıf kök sebep analizi ve düzeltici faaliyet örneği
|
Uygunsuzluk, Kök sebep ve Düzeltici Faaliyet
|
Neden kabul edilemez
|
|
Uygunsuzluk: İç denetim planı denetimlerin proses çevresel önem durumuna göre planlandığını göstermez.
Kök sebep: İç denetim temel şartları anlaşılmamış.
Düzeltici Faaliyet: İç denetim eğitimi yenilenecek, iç denetim planı revize edilecek
|
Kök sebep gerçek sebebi tanımlamıyor
Düzeltici Faaliyet, denetim planını revize ediyor ancak denetimlerin tamamlanması ile ilgili hedef tarih yok.
|